W naszej wieloletniej pracy w obszarze Inwentaryzacji, często spotykamy się z gospodarowaniem majątkiem w „stary” sposób. Chodzi tu głównie o jednostki budżetowe lub wieloletnie przedsiębiorstwa, które jeszcze nie zdążyły uporządkować swojego mienia. Niestety często prowadzenie takiej jednostki dla obecnie pracującej tam księgowości rodzi nie tylko ogromną liczbę, pytań ale też niestety często zagrożenia i nieprawidłowości, które mogą podlegać kontroli a w efekcie dużym karom.

Przedstawiony tu przykład to korespondencja naszego eksperta z pracownikiem jednego z teatrów w Polsce. Osoba która po szkoleniu prowadzonym przez JKFFV, postanowiła zrobić porządek w dotychczasowym sposobie ewidencjonowania majątku. Napotkała szereg trudności.

Pani Ewa:
Cieszę się, że mogłam uczestniczyć wczoraj w szkoleniu, które było przez Panią prowadzone.
Mam pytania, których nie zdążyłam zadać.
1. Jak zinwentaryzować WNiPy takie jak scenariusze, reżyseria światła itp. ?
2. Nie zanotowałam, jak należy postępować ze służbowymi telefonami komórkowymi. Jak je ewidencjonować i jak inwentaryzować? Poproszę o informację. Co w przypadku, gdy pracownik w sytuacji, gdy otrzymuje kolejny telefon komórkowy po zakończeniu okresu trwania umowy pracodawcy z operatorem i podpisywaniu kolejnej, chce odkupić telefon, który używał do tej pory? Wartość telefonu wpisana do ewidencji, to zwykle 1zł. Jeśli może go odkupić od instytucji to jak ustalić wartość? W myśl Rozporządzenia RM z 6 kwietnia 2017 §3 powinno się ustalić wartość rynkową, czy tak?

JKFFV:
1. WNIP – scenariusze, reżyseria światła – inwentaryzacja tylko z dokumentacji źródłowej metodą potwierdzenia
2. Telefony można inwentaryzować metodą spisu z natury lub oświadczenia o posiadaniu i użytkowaniu.

Wartość sprzedaży ustala się w wartości rynkowej na dany dzień i mimo wartości 1 zł. należy go odsprzedać za aktualną wartość rynkową oczywiście minus umorzenie teoretyczne czyli np. 20% x okres w miesiącach użytkowania.

Pani Ewa:
Bardzo dziękuję za odpowiedzi. Rozumiem, że w przypadku chęci odkupienia przez pracowników innych elementów wyposażenia należy postępować podobnie jak z telefonami. Nie mam jednak jasności w temacie ewentualnej sprzedaży maszyny pracownikowi stolarni. Teatr zakupił w 2009 roku piłę taśmową za 2750 zł netto. Piła była dość intensywnie użytkowana i jest w znacznym stopniu zużyta. Z racji „magicznej granicy” 3500 zł nie została przez księgowość wpisana jako ŚT, tylko jako wyposażenie. Nie ma więc w ewidencji jej aktualnej wartości, bo nie ma amortyzacji. Jak określić jej aktualną wartość? To jest też istotne z punktu widzenia Rozporządzenia RM z 6 kwietnia 2017, bo dla składników rzeczowych majątku o wartości większej niż 1200 zł musi być zorganizowany przetarg i trzeba dać ogłoszenie w BIP.

JKFFV:
Cenę określamy na podstawie portalu sprzedającego rzeczy używane. Proszę wystawić /poszukać na Allegro i uzyskać cenę, za którą pracownik może kupić maszynę.
Mam nadzieję, że to będzie cena poniżej 1200 zł.

Pani Ewa:
Jeszcze dopytam o odpowiedzialność materialną. Są oczekiwania, czy wskazania dyrekcji, żeby magazynierka kostiumów (kostiumy z niegranych już przedstawień są w teatrze magazynowane i mogą być wykorzystywane do innych przedstawień, wypożyczane czy w szczególnych przypadkach sprzedawane), rekwizytor, pracownik odpowiadający za dekoracje, czy inni im podobni, podpiszą odpowiedzialność materialną. Kostiumy są środkami inscenizacji – 392, niskocenne. Wiem z wczorajszego wykładu, że takie działania pracodawcy są bez podstaw prawnych. Czy może Pani podać akt prawny, którym w rozmowach z naszą panią mecenas i dyrektorem będę mogła się „podeprzeć” i wykazać, że nie możemy tego zrobić.

JKFFV:
Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Jeżeli pracodawca powierzy pracownikowi: pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, inne, wszystkie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Można zwolnić się od takiej odpowiedzialności, ale tylko udowadniając, że szkoda powstała z przyczyn od pracownika niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Podstawa prawna: Art: od 114 do 127 Kodeksu pracy

I to jest podstawa, żeby uchylać się od podpisania odpowiedzialności materialnej, gdyż pracownik ma prawo zażądać zabezpieczenia powierzonego mienia, tak aby spełniało ono (zabezpieczenie) oczekiwania osoby, która ma podpisać odpowiedzialność materialną. Jeżeli nie ma prawidłowego zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich – to nie ma odpowiedzialności materialnej tylko jest odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Pani Ewa:
Mam dylemat związany z przeznaczaniem do likwidacji, zdjęcia ze stanu, przedmiotów nieodnalezionych w procesie inwentaryzacji. Zakończony został spis w obszarze dotyczącym wyposażenia, które jest w ewidencji pozabilansowej. Główna księgowa zasugerowała, że powinien być wniosek komisji o zlikwidowanie tych przedmiotów, zdjęcie ich ze stanu. Część z tych przedmiotów nie została odnaleziona w kolejnej inwentaryzacji, marne są szanse, że to się kiedyś odnajdzie, ale są wśród nich i takie, których nie odnaleziono, ale nie można stwierdzić, że się nigdy nie odnajdą. Księgowa powiedziała, że jak nie napiszemy we wnioskach w protokole, że należy to, w skrócie mówiąc, wykreślić, to inwentaryzacja będzie źle rozliczona, bo pozostawienie w ewidencji czegoś, czego fizycznie nie ma, nie odzwierciedla faktycznego stanu.
Nie mam gdzieś wewnętrznie na to zgody, wydaje mi się to niewłaściwe.
Proszę o pomoc.

JKFFV:
„Czyszczenie” czy „sprzątanie” zadawnionych spraw należy raz zdecydowanie przeciąć i nie zostawiać zapisów w ewidencji tego czego faktycznie nie ma .
Jestem za podejściem Księgowej. Sporządzić protokół likwidacji i spisać wszystko czego nie ma z niskocennych ( ewidencja pozabilansowa).
To co jest aktualnie niedoborem w ewidencjonowanych środkach trwałych czy wyposażeniu ( nie niskocenne) należy szukać przyczyny niedoboru.
Jak się odnajdzie w przyszłości przedmiot obecnie spisany w protokole likwidacji to należy do ewidencji wpisać z wartością = 0

Pani Ewa:
Odkąd pracuję w Teatrze (ponad 10 lat), nie było nigdy likwidacji w naszym magazynie materiałowym, z wyjątkiem programów teatralnych, które oddawane są na makulaturę po zdjęciu z afisza danego tytułu. Inwentaryzację w magazynie mamy co dwa lata. W ubiegłym roku była inwentaryzacja, ale kolejny rok pozostawiono stare materiały na półkach, a nuż się przydadzą. Teraz, przy okazji sprzyjających wydarzeń, robione są porządki i stracono nadzieję, że niektóre tkaniny, czy inne dodatki kiedykolwiek będą przydatne. Są to stare nieużywane podszewki, stara bawełna techniczna itp. Chciałabym się upewnić, czy do materiałów stosujemy taką samą procedurę jak do likwidowanego wyposażenia. Wartość tych przedmiotów jest niewielka, bo były zakupione przed wielu, wielu laty, zatem nie obowiązuje nas ogłaszanie o sprzedaży tych materiałów. A gdyby którąś z tych rzeczy chciał kupić pracownik, czy Teatr może mu to sprzedać?

JKFFV:
Nie wiem czy zapasy tych materiałów są na stanie aktywów obrotowych bilansu w pozycji zapasy, czy tylko jest prowadzona” jakaś „ ewidencja i nie ma to odzwierciedlenia – czyli wyceny- na kontach księgowych.
Jeżeli są zapisy na kontach księgowych to należy powołać komisję likwidacyjną i opisać dlaczego Teatr chce zlikwidować ( przyczyny sama Pani podała) a następnie tym protokołem i PK (polecenie księgowania) zdjąć ze stanu i/lub fizycznie zlikwidować. Pracownicy mogą odkupić np. za 1 zł/kg czyli na wagę tak jak sprzedaje się używaną odzież czy tkaniny.
Jednak podkładka do uprawdopodobnienia faktu co zostało zutylizowane lub sprzedane winna być.

Pani Ewa:
Zapytam jeszcze o sprawę, która właśnie u nas wynikła, bo mam do Pani zaufanie.
Podczas poprzedniej inwentaryzacji ŚT był duży niedobór. Szczegółowo został przez komisję opisany.
Przyczyn takiego stanu rzeczy było kilka. Inwentaryzacje w latach poprzednich odbywały się w sposób praktykowany zapewne nie tylko w naszej jednostce.

Ktoś siadał i przepisywał pozycja po pozycji książkę inwentarzową na arkusze spisowe. To jeszcze byłoby pół biedy, choć to nieprawidłowe, gdyby to co w książkach inwentarzowych było w rzeczywistości. Ewidencja też zostawiała wiele do życzenia. Różnic inwentaryzacyjnych nie było nigdy. Ulepszenia, modernizacje, czy remonty o dużej wartości, bywało, że były wpisywane jako odrębne środki trwałe. Był np. od dziesięcioleci, most oświetleniowy, dwadzieścia lat temu go remontowano, ówczesna księgowa zajmująca się ŚT wpisała ten remont jako osobny środek trwały. Kolejne, po tym remoncie, inwentaryzacje potwierdzały, że są dwa mosty oświetleniowe. Likwidowano (wyrzucano bez sporządzenia LT) składniki ŚT, a potwierdzano latami ich istnienie. Komisja w obszernym protokole, na trzech stronach, podała opis wszystkich nieprawidłowości. Tu gdzie było to możliwe uzyskano wyjaśnienia od osób pracujących w działach, w których te nieprawidłowości miały miejsce.

Część z osób odpowiadających za taki stan rzeczy nie pracowała już , a niektórzy nie żyli. Po inwentaryzacji zostały zdjęte z ewidencji obiekty, których i tak fizycznie nie było od lat. Powszechnie było wiadomym, że prostujemy stare zaszłości, „było nie tak jak powinno, ale wszyscy tak kiedyś robili”. Inwentaryzacja w 2013 była pierwszą, która ukazała stan faktyczny. W protokole z 2013 roku główna księgowa wpisała w uwagach, że nie ma zastrzeżeń, pani prawnik też. Protokół podpisał dyrektor. Jest teraz kontrola. Przewodnicząca naszej KI jest pytana, dlaczego nie został wystosowany wniosek do prokuratury. Czy taki wniosek powinna wystosowywać przewodnicząca GKI?

JKFFV:
Wszystko to co Pani opisała omawiałam na szkoleniu. Nie jest to jedyna jednostka , która tak prowadziła proces inwentaryzacji.

Na szkoleniu podkreślałam, że nierzetelnie zrobiona inwentaryzacja zawsze się w przyszłości „zemści”.

Nie mam doświadczenia co do informowania prokuratury w tym zakresie.
Moim zdaniem jedynym odpowiedzialnym za ten stan rzeczy jest Dyrektor – jako kierownik jednostki i to On winien złożyć zawiadomienie do jednostki nadrzędnej o zaistniałej sytuacji jeszcze w 2013r.
O nieprawidłowościach dowiedział się z Protokołu, który zapewne czytał przed podpisaniem.
Natomiast przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej w 2013 roku, w swoim sprawozdaniu, po wykazaniu nieprawidłowości winien wydać swoją opinię , gdyż Komisja Inwentaryzacyjna jest ciałem niezależnym od Dyrektora i ma oszacować przydatność majątku do dalszego użytkowania, wskazać różnice inwentaryzacyjne itd.

Sytuacje w przedsiębiorstwie są mocno zależne od jego historii. Warto jednak zgłębić kwestię odpowiedzialności, prawidłowości działania w świetle przepisów i nie odkładać sprawy zarządzania majątkiem na później. W opisanej powyżej sytuacji, mogło się skończyć na karze finansowej nałożonej na Dyrektora oraz wezwaniu do natychmiastowej korekty ewidencji. Na tym przykładzie warto uzmysłowić sobie, że źle prowadzona inwentaryzacja może się zemścić nawet po wielu latach.

W historii naszej firmy już wielokrotnie wspieraliśmy jednostki budżetowe i przedsiębiorstwa w porządkowaniu „starego” systemu ewidencjonowania. Ci którzy zabrali się za to przed kontrolą zapewne uniknął przykrych jej konsekwencji.