Kiedy najlepiej robić inwentaryzację? Ustawa o rachunkowości określa terminy inwentaryzacji pozornie jasno:
- Raz w ciągu 4 lat . Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Znajdujące się na terenie strzeżonym.
- Raz na dwa lat. Materiały , towary, produkty gotowe, półprodukty – objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujących się w strzeżonych składowiskach.
- Raz do roku. Składniki aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego. Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku.
Z takiego określenia terminu wynikają jednak często niejasności.
„Raz do roku” nie oznacza „na koniec roku”
Często sklepy przyjmują zasadę inwentaryzowania towaru w ostatnim kwartale (a czasami nawet dniu) roku kalendarzowego, co powoduje często zamieszanie i pośpiech. Tymczasem towary mogą być inwentaryzowane w każdym terminie, o ile częstotliwość spisu jest nie mniejsza niż rok, a rok kalendarzowy nie musi być tożsamy z rokiem obrotowym firmy. Jest to istotne również dla sieci sklepów, które mogą prowadzić inwentaryzację ciągłą, tzn. np. w styczniu inwentaryzować jeden lub kilka sklepów, w lutym kolejne itd.
Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że najlepszym terminem na przeprowadzenie inwentaryzacji jest nie ostatni kwartał roku, ale okres letni – od maja do września. Część pracowników jest wtedy na urlopach i prace inwentaryzacyjne przeprowadzane przez zewnętrzne zespoły spisowe nie kolidują z pracą firmy.
4 lata to w biznesie bardzo dużo.
Przez cztery lata firma może się zmienić diametralnie: połączyć z inną, rozwinąć dynamicznie, stworzyć nowe zakłady produkcyjne lub punkty sprzedaży, uruchomić nowe inwestycje. Warto mieć aktualną informację o stanie majątku i dbać o to, aby zapisy w ewidencji odpowiadały rzeczywistości. Prawidłowa i sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja okresowa umożliwia lepszą kontrolę nad rozwojem firmy.
Więcej na temat inwentaryzacji wiedzą specjaliści.