Jeśli inwentaryzacja kojarzy się z nerwowym bieganiem pracowników po biurze z tabelką do uzupełnienia, to uspokajam: to nie musi tak wyglądać.

Zastanówmy się, ile czasu może zająć inwentaryzacja w dużej firmie. Załóżmy, że firma działa w całej Polsce i sprzedaje swoje usługi poprzez sieć niewielkich  – jedno- lub dwuosobowych – punktów obsługi klienta. Niewielkich, ale za to licznych – niech będzie ich powiedzmy 300.

Najprościej byłoby zlecić inwentaryzację pracownikom oddziałów. Ale czy na pewno najlepiej?

Jeśli w firmie istnieje ewidencja środków trwałych, można rozesłać do oddziałów informację o tym, ile czego mają z prośbą o potwierdzenie stanu. Na 99% zapytani w ten sposób pracownicy odpowiedzą, że wszystko się zgadza. Nie ze złej woli – po prostu nie mają czasu chodzić i sprawdzać, „odhaczać” ilości w tabelce, a potem przepisywać danych i odsyłać faktycznych liczb. Są przecież rozliczani ze sprzedaży, nie z liczenia biurek. Jeśli jednak postanowią się przyłożyć, to drukowanie arkuszy spisu, liczenie, sprawdzanie, wpisywanie i odsyłanie zajmie im około trzech – czterech godzin. W każdym oddziale. O dokładności i obiektywizmie takiego spisu można dyskutować.

„Mamy przecież Dział Administracji, niech oni się tym zajmą” – to słyszymy często od klientów. Oczywiście, pracownicy Działu Administracji mają cenną wiedzę o zapisach w rejestrach, ale jest ich zaledwie kilku i gdyby mieli sami zinwentaryzować nasze 300 oddziałów, to zajęłoby im to… Policzmy:: 4 godziny na oddział x 300 oddziałów, 4 pracownikom zajmie to 3 miesiące…  A pamiętajmy, że mają jeszcze inne zadania.

Jakie są inne rozwiązania? Można skorzystać z pomocy zewnętrznej JKF. Zespoły wyspecjalizowane w pracach inwentaryzacyjnych dysponują sprzętem i oprogramowaniem, dzięki któremu spis z natury przykładowych 300 oddziałów trwa 2 – 3 tygodnie, po czym specjaliści uzgadniają stan faktyczny z zapisami w ewidencji i księgach rachunkowych. Używamy etykiet z kodami i unikalnymi numerami inwentarzowymi. Pracujemy przy użyciu tzw. kolektorów danych, czyli w uproszczeniu czytników kodów kreskowych, które przy odczytaniu kodu pobierają dane o przedmiocie. Dane z kolektorów są zbierane za pomocą naszego oprogramowania w jedną wspólną dla całej firmy bazę, która ułatwia Państwu zarządzanie majątkiem przez następne lata.