Inwentaryzacja, zrób to sam, a raczej – policz, ile to kosztuje. Sprawdźmy to na przykładzie sieci 60 osiedlowych marketów spożywczych średniej wielkości, o powierzchni ok. 300 m.
W każdym sklepie znajdują się tzw. środki trwałe (meble, komputery, regały, lodówki, urządzenia i inne wyposażenie) – ok 100 x 60 sklepów = 6 000 środków. Należy je inwentaryzować raz na 4 lata.
Średnio asortyment sklepu obejmuje od 4 000 do 5 000 towarów, przyjmijmy 4 500 x 60 sklepów = 270 000 towarów, które inwentaryzuje się raz w roku.
Sieć zatrudnia ok. 1000 pracowników, co oznacza przeciętnie ok 17 osób w każdym sklepie. Przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji towarów oznacza konieczność wyłączenia co najmniej części pracowników sklepu z normalnego trybu. Powoduje to dodatkowe koszty w postaci:
– kosztów przeprowadzenia inwentaryzacji w nadgodzinach lub
– zamknięcia sklepu na czas spisu, a tym samym utraty przychodów
– zmniejszonej wydajności pracowników sklepu. W przypadku obciążenia części załogi pracami inwentaryzacyjnymi, pozostali pracownicy będą musieli w zmniejszonym składzie zadbać o prawidłowe działanie sklepu.
– pogorszenia jakości obsługi klientów
Czas, jaki trzeba poświęcić na inwentaryzację, zależy od kilku czynników: liczby delegowanych do tego pracowników oraz wybranej metody pracy. Spis z natury przeprowadzany przez pracowników sklepu odbywa się z reguły metodą ręcznego porównania stanu magazynowego „w systemie” ze stanem faktycznym – jest to metoda pracochłonna i generująca błędy na każdym etapie – od sprawdzenia stanu przez wpisywanie wyników do arkusza po ręczne przepisywanie tych wyników i porównanie z zapisami w systemie Należy również dodać, że inwentaryzacja przeprowadzana przez pracowników nie zawsze wykazuje nieścisłości i braki, które z pewnością nie umkną uwadze zatrudnionych do tego specjalistów z zewnątrz.
Spis z natury to dopiero początek inwentaryzacji – należy jeszcze rozliczyć wyniki spisu, czyli porównać je z zapisami w bazach danych, a to stanowi kolejne obciążenie pracowników.
Firmy wyspecjalizowane w outsourcingu inwentaryzacji dysponują narzędziami, sprzętem i oprogramowaniem oraz zespołem specjalistów przygotowanych i przeszkolonych w zakresie spisu z natury, które:
– nie obciąża pracowników sklepu
– nie wpływa na normalną pracę sklepu
– dają szybko wiarygodne wyniki
– można przeprowadzić równolegle w kilku czy kilkunastu lokalizacjach.
Wyniki spisu zostają potem porównane z ewidencją, a rozbieżności – wyjaśnione.
A więc sprawdź, ile potrwa i ile może kosztować inwentaryzacja przeprowadzona własnymi siłami. Może warto zastanowić się nad powierzeniem jej fachowcom?