Słowo inwentrayzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium – służący do odnalezienia, zaś spis – od słowa invenire – znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanereoznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie.

Słowa inwentaryzacja, spis z natury i remanent stosuje się zamiennie.

Inwentaryzacja w szerokim znaczeniu to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych danej firmy i rozliczenia w stosunku do stanu ewidencyjnego w danym czasie. Inwentaryzacja jest jedną z dziedzin rachunkowości.

Cel

Główny celem inwentaryzacji jest stwierdzenie obecności składnika majątkowego w firmie oraz korekta kosztów firmy o wartość tych składników majątkowych, które nie zostały jeszcze wykorzystane w prowadzonej działalności. Wybór metody i sposobu przeprowadzenia (metoda ręczna lub komputerowa) zależy od kierownika firmy.

Kryteria podziału inwentaryzacji 

Inwentaryzacje można podzielić wg różnych kryteriów:

Zakres:

• Inwentaryzacja pełna  – obejmuje wszystkie składniki  majątkowe
• Inwentaryzacja wyrywkowa – obejmuje wybrane składniki majątkowe

Powtarzalność:

• Inwentaryzacja systematyczna (cykliczna) – powtarza się w z góry określonych odstępach czasu
• Inwentaryzacja doraźna – przeprowadzana w razie potrzeby (zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie, wystąpienie zdarzenia losowego, powstanie lub postawienie w stan upadłości  firmy,

Tryb przeprowadzania

• Inwentaryzacja okresowa – przeprowadzana w wyznaczonym wcześniej terminie,
• Inwentaryzacja ciągła – przeprowadzana według planu w pewnym okresie.

Metody inwentaryzacji

• Spis z natury – metoda podstawowa i najważniejsza, najczęściej stosowana w celu ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych firmy. Dotyczy tylko składników mierzalnych i policzalnych i jest dowodowo niepodważalna. Dotyczy składników majątkowych własnych oraz obcych znajdujących się na terenie jednostki
• Pośrednia uproszczona – metoda polegająca na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu , kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury z różnych względów np. brak dostępu lub pomiar techniczny jest niewykonalny. Metoda ta dokonywana jest poprzez obmiar, szacunek, próbę reprezentatywną, ocenę ekspertów, porównanie do podobnych składników.
• Potwierdzenia  sald – dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami, dłużnikami dla należności w formie pisemnej.
• Weryfikacji – metoda polegająca na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach  źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych.

Terminy

• Raz w ciągu 4 lat – środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym;
• Raz na dwa lata  – materiały , towary, produkty gotowe, półprodukty – objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujacych się w strzeżonych składowiskach;
• Raz do roku – składniki aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego – nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku;
• Na ostatni dzień roku obrotowego – aktywa pieniężne, papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony itp) produkcja w toku, materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu, produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów.

Zasady inwentaryzacji:

Zasada uniwersalna – minimum, co konieczne jest wg prawa, – maksimum, co wskazuje interes firmy.

Zasada terminowości – właściwe ustalenie terminów spisu, tak aby nie kolidowały z funkcjonowaniem firmy i okresami największej sprzedaży.

Zasada częstotliwości – stworzenie optymalnego harmonogramu  inwentaryzacji wszystkich lokalizacji firmy.

Zasada ekonomii prac remanentowych – zminimalizowanie czasu trwania i kosztów spisu z natury .

Zasada zamkniętych drzwi – zmniejsza ryzyko powstania nieprawidłowości przeprowadzenia spisu.

Zasada dokładności – ma decydujące znaczenie w prawidłowym inwentaryzowaniu gdyż prawidłowe liczenie, ważenie i mierzenie konkretnych przedmiotów oraz ich identyfikacja co do nazwy, symbolu, wartości użytkowej itp powoduje że wynik końcowy jest niepodważalny.

Zasada ograniczonego zaufania – w stosunku do osób odpowiedzialnie materialnych i w zależności od stażu pracy i dotychczasowych wyników remanentu może być zaostrzona lub złagodzona.

Zasada kolejności czynności – porządek proceduralny przeprowadzania spisu zapewnia skrócenie czasu wykonania spisu

Zasada zespołowości – inwentaryzacje powinien przeprowadzać zespół składający się co najmniej z 2 osób w zależności od przedmiotu i wartości spisywanego majatku.

Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – jedna z najważniejszych zasad , gdyż nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej może stanowić przeszkodę w rozliczeniu   z powierzonego majątku.

Zasada zaskoczenia – stosowana do osób, co do których kierownik firmy ma ograniczone zaufanie – spis w nieoczekiwanym momencie.

Zasada kompleksowości –  stosowana przy inwentaryzacjach pełnych całej firmy, gdzie na danym polu spisowym spisujemy wszystkie składniki bilansowe niezależnie od ich rodzajów (towary, środki trwałe , obce środki itd).

Zasada podwójnego sprawdzianu (komisyjności ) – pole spisowe liczone jest przez członków komisji inwetaryzacyjnej a następnie przez osobę materialnie odpowiedzialną. Może być też dodatkowo sprawdzane przez inne osoby weryfikujące spis aż do uzyskania danych zgodnych – bez żadnych wątpliwości.

Zasada fachowości komisji spisowej – polega na dobieraniu do komisji spisowej tylko osób fachowych znających gospodarkę magazynową i asortymentową.

Zakres rzeczowy – co inwentaryzujemy?  

• Środki trwałe: grunty, budynki, budowle, maszyny, urządzenia techniczne ,środki transportowe i inne środki trwałe;
• Inwestycje rozpoczęte;
• Środki pieniężne w gotówce i papierach wartościowych;
• Surowce, materiały i półprodukty
• Produkcję w toku;
• Zakończone roboty i usługi
• Towary handlowe
• Opakowania, odpady, braki, surówce wtórne;
• Pozostałe składniki majątkowe

Dokumentacja inwentaryzacji 

W zależności od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności kierownik jednostki określa sposób dokumentowania inwentaryzacji . W szczególności są to :

– zarządzenie ( decyzja) o inwentaryzacji – skład , terminy, obszary, sposób rozliczenia

– instrukcja inwentaryzacji – metoda , zasady, zakres, tryb, terminy, organizacja, szkolenia

przygotowanie obiektu do spisu, archiwizacja

– harmonogram spisu

– protokół kontroli  w trakcie spisu

– rozliczenie spisu (sprawozdanie, raport)

– wnioski, decyzje i zalecenia

Organizacja prac inwentaryzacyjnych

Ogólnie można podzielić organizację prac inwentaryzacyjnych na trzy etapy:

Przygotowanie –  wydanie zarządzenia o inwentaryzacji, powołanie zakładowej komisji inwentaryzacyjnej, opracowanie wewnętrznej instrukcji inwentaryzacji,  szkolenie wykonawców spisu, opracowanie harmonogramu spisu ( osoby , miejsca, terrniny);

Spis – przeprowadzenie czynności spisowych zgodnie z harmonogramem i na wyznaczonych polach spisowych poprzez liczenie ważenie mierzenie, stosując zasadę podwójnego sprawdzianu.

Spis można przeprowadzać przy zaangażowaniu własnych pracowników lub wynajętej firmy zewnętrznej. Spis rozpoczynamy sporządzając protokół rozpoczęcia spisu a kończąc protokółem jego zakończenia.

Rozliczenie – dokumentacja ze spisu stanowi podstawę porównania wyników inwentaryzacji z zapisami księgowymi, wykazania powstałych nadwyżek i niedoborów oraz określenia przyczyny ich powstania. Sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji zawiera wnioski i decyzje komisji i jest rozliczenia w księgach tego roku obrotowego na który przypadał termin inwentaryzacji.

Udział biegłego rewidenta, dla firm które mają obowiązek poddać sprawozdanie finansowe badaniu,

wynika z przepisów ustawy o rachunkowości.

Za właściwe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki.

Techniki komputerowe skracają maksymalnie czas wykonywanej inwentaryzacji i przestają być uciążliwe dla firm i ich klientów.