Słowo inwentrayzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium – służący do odnalezienia, zaś spis – od słowa invenire – znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanereoznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie.
Słowa inwentaryzacja, spis z natury i remanent stosuje się zamiennie.
Inwentaryzacja w szerokim znaczeniu to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych danej firmy i rozliczenia w stosunku do stanu ewidencyjnego w danym czasie. Inwentaryzacja jest jedną z dziedzin rachunkowości.
Cel
Główny celem inwentaryzacji jest stwierdzenie obecności składnika majątkowego w firmie oraz korekta kosztów firmy o wartość tych składników majątkowych, które nie zostały jeszcze wykorzystane w prowadzonej działalności. Wybór metody i sposobu przeprowadzenia (metoda ręczna lub komputerowa) zależy od kierownika firmy.
Kryteria podziału inwentaryzacji
Inwentaryzacje można podzielić wg różnych kryteriów:
Zakres:
- Inwentaryzacja pełna – obejmuje wszystkie składniki majątkowe
- Inwentaryzacja wyrywkowa – obejmuje wybrane składniki majątkowe
Powtarzalność:
- Inwentaryzacja systematyczna (cykliczna) – powtarza się w z góry określonych odstępach czasu
- Inwentaryzacja doraźna – przeprowadzana w razie potrzeby (zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie, wystąpienie zdarzenia losowego, powstanie lub postawienie w stan upadłości firmy,
Tryb przeprowadzania
- Inwentaryzacja okresowa – przeprowadzana w wyznaczonym wcześniej terminie,
- Inwentaryzacja ciągła – przeprowadzana według planu w pewnym okresie.
Metody inwentaryzacji
- Spis z natury – metoda podstawowa i najważniejsza, najczęściej stosowana w celu ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych firmy. Dotyczy tylko składników mierzalnych i policzalnych i jest dowodowo niepodważalna. Dotyczy składników majątkowych własnych oraz obcych znajdujących się na terenie jednostki
- Pośrednia uproszczona – metoda polegająca na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu , kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury z różnych względów np. brak dostępu lub pomiar techniczny jest niewykonalny. Metoda ta dokonywana jest poprzez obmiar, szacunek, próbę reprezentatywną, ocenę ekspertów, porównanie do podobnych składników.
- Potwierdzenia sald – dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami, dłużnikami dla należności w formie pisemnej.
- Weryfikacji – metoda polegająca na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych.
Terminy
- Raz w ciągu 4 lat – środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym;
- Raz na dwa lata – materiały , towary, produkty gotowe, półprodukty – objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujacych się w strzeżonych składowiskach;
- Raz do roku – składniki aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego – nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku;
- Na ostatni dzień roku obrotowego – aktywa pieniężne, papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony itp) produkcja w toku, materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu, produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów.
Zasady inwentaryzacji:
Zasada uniwersalna – minimum, co konieczne jest wg prawa, – maksimum, co wskazuje interes firmy.
Zasada terminowości – właściwe ustalenie terminów spisu, tak aby nie kolidowały z funkcjonowaniem firmy i okresami największej sprzedaży.
Zasada częstotliwości – stworzenie optymalnego harmonogramu inwentaryzacji wszystkich lokalizacji firmy.
Zasada ekonomii prac remanentowych – zminimalizowanie czasu trwania i kosztów spisu z natury .
Zasada zamkniętych drzwi – zmniejsza ryzyko powstania nieprawidłowości przeprowadzenia spisu.
Zasada dokładności – ma decydujące znaczenie w prawidłowym inwentaryzowaniu gdyż prawidłowe liczenie, ważenie i mierzenie konkretnych przedmiotów oraz ich identyfikacja co do nazwy, symbolu, wartości użytkowej itp powoduje że wynik końcowy jest niepodważalny.
Zasada ograniczonego zaufania – w stosunku do osób odpowiedzialnie materialnych i w zależności od stażu pracy i dotychczasowych wyników remanentu może być zaostrzona lub złagodzona.
Zasada kolejności czynności – porządek proceduralny przeprowadzania spisu zapewnia skrócenie czasu wykonania spisu
Zasada zespołowości – inwentaryzacje powinien przeprowadzać zespół składający się co najmniej z 2 osób w zależności od przedmiotu i wartości spisywanego majatku.
Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – jedna z najważniejszych zasad , gdyż nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej może stanowić przeszkodę w rozliczeniu z powierzonego majątku.
Zasada zaskoczenia – stosowana do osób, co do których kierownik firmy ma ograniczone zaufanie – spis w nieoczekiwanym momencie.
Zasada kompleksowości – stosowana przy inwentaryzacjach pełnych całej firmy, gdzie na danym polu spisowym spisujemy wszystkie składniki bilansowe niezależnie od ich rodzajów (towary, środki trwałe , obce środki itd).
Zasada podwójnego sprawdzianu (komisyjności ) – pole spisowe liczone jest przez członków komisji inwetaryzacyjnej a następnie przez osobę materialnie odpowiedzialną. Może być też dodatkowo sprawdzane przez inne osoby weryfikujące spis aż do uzyskania danych zgodnych – bez żadnych wątpliwości.
Zasada fachowości komisji spisowej – polega na dobieraniu do komisji spisowej tylko osób fachowych znających gospodarkę magazynową i asortymentową.
Zakres rzeczowy – co inwentaryzujemy?
- Środki trwałe: grunty, budynki, budowle, maszyny, urządzenia techniczne ,środki transportowe i inne środki trwałe;
- Inwestycje rozpoczęte;
- Środki pieniężne w gotówce i papierach wartościowych;
- Surowce, materiały i półprodukty
- Produkcję w toku;
- Zakończone roboty i usługi
- Towary handlowe
- Opakowania, odpady, braki, surówce wtórne;
- Pozostałe składniki majątkowe
Dokumentacja inwentaryzacji
W zależności od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności kierownik jednostki określa sposób dokumentowania inwentaryzacji . W szczególności są to :
– zarządzenie ( decyzja) o inwentaryzacji – skład , terminy, obszary, sposób rozliczenia
– instrukcja inwentaryzacji – metoda , zasady, zakres, tryb, terminy, organizacja, szkolenia
przygotowanie obiektu do spisu, archiwizacja
– harmonogram spisu
– protokół kontroli w trakcie spisu
– rozliczenie spisu (sprawozdanie, raport)
– wnioski, decyzje i zalecenia
Organizacja prac inwentaryzacyjnych
Ogólnie można podzielić organizację prac inwentaryzacyjnych na trzy etapy:
Przygotowanie – wydanie zarządzenia o inwentaryzacji, powołanie zakładowej komisji inwentaryzacyjnej, opracowanie wewnętrznej instrukcji inwentaryzacji, szkolenie wykonawców spisu, opracowanie harmonogramu spisu ( osoby , miejsca, terrniny);
Spis – przeprowadzenie czynności spisowych zgodnie z harmonogramem i na wyznaczonych polach spisowych poprzez liczenie ważenie mierzenie, stosując zasadę podwójnego sprawdzianu.
Spis można przeprowadzać przy zaangażowaniu własnych pracowników lub wynajętej firmy zewnętrznej. Spis rozpoczynamy sporządzając protokół rozpoczęcia spisu a kończąc protokółem jego zakończenia.
Rozliczenie – dokumentacja ze spisu stanowi podstawę porównania wyników inwentaryzacji z zapisami księgowymi, wykazania powstałych nadwyżek i niedoborów oraz określenia przyczyny ich powstania. Sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji zawiera wnioski i decyzje komisji i jest rozliczenia w księgach tego roku obrotowego na który przypadał termin inwentaryzacji.
Udział biegłego rewidenta, dla firm które mają obowiązek poddać sprawozdanie finansowe badaniu,
wynika z przepisów ustawy o rachunkowości.
Za właściwe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki.
Techniki komputerowe skracają maksymalnie czas wykonywanej inwentaryzacji i przestają być uciążliwe dla firm i ich klientów.