Ewidencja Środków Trwałych każdej firmy gromadzi wiele szczegółowych informacji, bardzo pomocnych w efektywnym zarządzaniu i logistycznym sterowaniu majątkiem firmy.

Często informacje te są gromadzone w różny sposób przez różne działy, w zależności od ich potrzeb – inne dane są pomocne w dziale księgowości, inne w dziale IT, a jeszcze inne w dziale logistyki. Można jednak ułatwić i usprawnić działania wszystkich działów, pracując z programem, który zbiera i przetwarza dane.

Dla przykładu: w ewidencji wpisane są samochody firmowe (własne lub dzierżawione).

Wprowadzamy numery rejestracyjne oraz daty dotyczące dodatkowych informacji od programu. Te dodatkowe informacje to np. data zakończenia ważności polisy ubezpieczeniowej, data zakończenia przeglądu technicznego, data planowego przeglądu serwisowego itp. Program OrCom  sam wysyła wiadomość mailową do działu księgowości, zarządzania flotą oraz do komórki ewidencji z powiadomieniem na tydzień przed oczekiwanym zdarzeniem. To pozwoli w dziale księgowości pamiętać, że należy wykupić nowe ubezpieczenie. Przypomni, że  w dziale logistyki należy przedłużyć polisę a w dziale ewidencji. że należy wpisać następny okres obowiązywania nowej polisy itd.

Informacje o posiadanym sprzęcie i urządzeniach wykorzystują działy IT. Zwykle prowadzą one odrębne ewidencje ale tylko dla własnych potrzeb. Podczas inwentaryzacji, a w szczególności w procesie rozliczania inwentaryzacji, dane te są uaktualniane i wówczas wszyscy zainteresowani w firmie mogą korzystać z jednej bazy danych dla wszystkich użytkowników. Dział księgowości, ewidencji, IT, logistyki i wszystkich innych komórek organizacyjnych, które mogą na bieżąco wprowadzać zmiany dotyczące każdego środka trwałego oczywiście z wyjątkiem podstawowych parametrów: nazwy, wartości , daty zakupu, dotychczasowego umorzenia czyli tych, które spowodowałyby istotną zmianę.

Zachęcamy zatem do dostosowania nowoczesnych narzędzi do efektywnego zarządzania majątkiem.

Wystarczy niewielka zmiana podejścia kadry zarządzającej firmy, aby nie dublowały się te same czynności na różnych stanowiskach pracy.