Jest wiele różnych programów do ewidencji środków trwałych i wiele rozwiązań w tym zakresie. Jednak żaden program nie zastąpi człowieka, który musi przewidzieć skutki niewłaściwego przygotowania „wsadu” do ewidencji.

Z naszego 20-letniego doświadczenia i w wykonywaniu spisów z natury rozliczeniu wielu inwentaryzacji wiemy, że podstawą właściwie prowadzonej ewidencji jest sposób przygotowania, gromadzenia i przechowywania dokumentacji do wprowadzenia do ewidencji. Oryginały faktur w większości nie zawierają jednostkowego zapisu odnośnie każdego przedmiotu, który winien znaleźć swoje odzwierciedlenie w ewidencji. Ustalenie ceny jednostkowej stwarza problemy, jeżeli środki trwałe pochodzą z importu, są dostarczane w zestawach, kompletach a tym bardziej , jeżeli są zakupione jako elementy dodatkowe do już istniejących  przedmiotów czy urządzeń. Wymiana podzespołów do urządzeń, przeprowadzki i związane z tym likwidacje, sprzedaż, darowizna, itp. zdarzenia gospodarcze nastręczają trudności , jeżeli każdy przedmiot nie jest osobno zaewidencjonowany. Zasada podstawowa to uzyskanie specyfikacji pod każdą fakturę od dostawcy. Problem ten można rozwiązać prosto, nie zapłacimy za fakturę, która nie jest prawidłowo jednostkowo wyceniona i opisana przez dostawcę.

Dokumentacja dotycząca środków trwałych winna być archiwizowana w osobnych segregatorach a nie wraz ze wszystkimi dokumentami zakupu. Przez cały okres prowadzenia ksiąg rachunkowych konta, na których księgowane są wartościowo środki trwałe, nie powinny ulegać zmianie. Stany wartościowe kont winny być uzgadniane miesięcznie a nie rocznie lub raz na 4 lata. Daje to pewność, że wszystkie faktury zostały wprowadzone do ewidencji z właściwymi kwotami i zapobiega powstaniu zaległości.

Wiele firm prowadzi ewidencję w excelu. Bardzo łatwo jest skasować dane. Nie ma w większości firm zwyczaju archiwizowania danych na bieżąco. W innych firmach ewidencje prowadzone są w dużych systemach, które jednak mają niewielkie możliwości zarządzania majątkiem. Są to problemy powszechne, powodujące sporo kłopotów i stratę czasu. A istnieją  na ryku  programy stabilne, sprawdzone i elastyczne , dające możliwości prawidłowej gospodarki środkami trwałymi i współpracują z największymi systemami księgowymi.