Dokumentacja inwentaryzacyjna, które powinna posiadać każda firma przed przystąpieniem do inwentaryzacji są:

Polityka rachunkowości – określa zbiór zasad i sposobów księgowania w księdze handlowej wszystkich operacji gospodarczych.

W przypadku środków trwałych 

zawiera wybór metody ewidencji i stawek umorzenia, częstotliwość inwentaryzacji, wskazanie do jakiej kwoty przedmioty będą kwalifikowane bezpośrednio w koszty, na jakich kontach będą zapisywane  i w jakiej wartości.

W przypadku towarów

wybór metody ewidencji, częstotliwość inwentaryzacji, stosowane ceny, sposób ewidencjonowania i identyfikacji towaru.

Przepisy ustawy o rachunkowości (art.26 i 27) obligują do określonych terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Podstawowe to w przypadku spisu z natury  środków trwałych – raz na 4 lata. Natomiast towarów nie rzadziej niż raz na koniec roku obrotowego.

Instrukcja inwentaryzacji

Żeby prawidłowo wykonać inwentaryzację, każda firma tworzy własną instrukcję inwentaryzacji, w której opisuje szczegółowo wszystkie procesy z nią związane.

W szczególności dotyczy to  planu, celu, zakresu, terminów, komisji inwentaryzacyjnej, odpowiedzialności. Ważny jest też przebieg samego spisu z natury, kontrola prawidłowości i czynności końcowe rozliczenia. Sporządzenie sprawozdania z przebiegu całego procesu, opisującego co zrobić z powstałymi nadwyżkami i niedoborami, daje możliwość wprowadzenia korekt w księgach rachunkowych do stanów ewidencyjnych.

Po opracowaniu dokumentacji i przeprowadzeniu procesu inwentaryzacji należy wskazać słabe punkty zarówno organizacyjne jak i merytoryczne na szkoleniach podnoszących wiedzę i zrozumienie tych trudnych zagadnień.

Doświadczenia w tym obszarze pokazały, że stałe podnoszenie wiedzy o potrzebie wykonania  rzetelnej  inwentaryzacji, skutkowały obniżeniem kosztów i dawały pewność, że stan faktyczny pokrywa się z zapisami w księgach rachunkowych zarówno pod względem ilościowym jak i wartościowym.