Inwentaryzacja metodą weryfikacji

Od podstawowej metody inwentaryzacji rzeczowych składników majątku jednostki drogą ich spisu z natury istnieją wyjątki. Polegają one na zastąpieniu inwentaryzacji drogą spisu z natury - inwentaryzacją drogą weryfikacji danych, a dotyczy tych rzeczowych składników aktywów figurujących w księgach, których spis z natury nie jest możliwy lub nie rokuje uzyskania wiarygodnych rezultatów.

Weryfikacja - w myśl ustawy o rachunkowości - polega na porównaniu figurujących w księgach danych dotyczących poszczególnych składników rzeczowego majątku z odpowiednimi dokumentami stanowiącymi podstawę ich zapisu w księgach, a dalej - na ocenie realnej wartości tych składników.

Weryfikuje się następujące składniki rzeczowego majątku jednostki:

a) należące do jednostki grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych; chodzi o sprawdzenie, czy jednostka dysponuje dokumentami, potwierdzającymi jej prawny tytuł do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni lub praw, czy nic się nie zmieniło w tym zakresie, a dalej - czy w księgach prawidłowo wykazano wartość gruntu i praw.

Identycznie postępuje się z gruntami, stanowiącymi składnik środków obrotowych jednostki, a nabytymi z przeznaczeniem na ich zabudowę i następnie sprzedaż wraz z postawionymi na gruncie obiektami mieszkalnymi czy usługowymi;

b) środki trwałe, które z uwagi na ich lokalizację nie są dostępne dla spisujących: rurociągi, podziemne kanały, zbiorniki, linie kablowe itp. Ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi obawa ich zaginięcia lub kradzieży, wobec czego wystarczające jest ustalenie ich istnienia, przydatności lub dokonanych modernizacji w oparciu o odpowiednie dowody, informacje służb technicznych itp.

c) środki trwałe w budowie; poddaje się je weryfikacji dla upewnienia się, że nie zostały jeszcze przekazane do użytkowania lub że nie zaniechano ich budowy, a dalej - że cena ich nabycia została prawidłowo ustalona.

Natomiast obiekty w toku instalowania (maszyny i urządzenia) oraz materiały, nabyte z przeznaczeniem na budowę, jak też elementy maszyn i urządzeń już znajdujących się w jednostce, ale jeszcze niezabudowanych, są spisywane z natury według ogólnych zasad;

d) inwestycje w nieruchomości; weryfikuje się je według zasad określonych w punkcie b);

e) produkcja w toku produktów, wykonywanych jednostkowo albo małoseryjnie, a więc z reguły niepowtarzalnie, jak na przykład maszyn i innych urządzeń technicznych, a niekiedy także określonych usług, jeżeli nie są zaliczane do długoterminowych, to jest takich, których umowny termin wykonania jest dłuższy niż 6 miesięcy. Ze względu na to, że wykonywane jednostkowo lub w niewielkich seriach przedmioty bądź usługi są nieraz bardzo zindywidualizowane, stosownie do życzeń zleceniodawcy co do ich cech użytkowych, konstrukcji, zasad kooperacji z innymi jednostkami, a niekiedy także zastosowania procesów technologicznych, ich spis z natury mijałby się z celem, gdyż niemożliwe byłoby poprawne określenie ich "ilości", stopnia gotowości (zużyte materiały, wykonane etapy prac) i na tej podstawie wycena.

Dlatego zlecenia produkcji jednostkowej lub małoseryjnej poddaje się weryfikacji, która ma na celu stwierdzenie, czy dane zlecenie jest nadal aktualne i rzeczywiście nadal wykonywane, poniesione do daty weryfikacji koszty zlecenia zostały ujęte kompletnie, rozliczono pobrane dla wykonania zlecenia materiały, na danym etapie już zbędne z uwagi na stopień zaawansowania zlecenia, wycofano z produkcji (zwrócono do magazynu, złomowano) elementy produktu nadmierne lub które stały się nieprzydatne wobec zmiany życzeń zleceniodawcy, czy też wobec ich nieprzydatności z przyczyn niewłaściwej technologii wykonawstwa itd.

Natomiast w przypadku produkcji organizowanej masowo lub wielkoseryjnie, a więc powtarzalnie, jej przedmiotem są wyroby o ustalonej z góry konstrukcji, wsadzie materiałowym, jak też metodach wykonania, nawet jeżeli dostosowuje się je do życzeń odbiorców, spis jej stanu następuje według ogólnych zasad;

f) stan zakopcowanych produktów rolnych, jeżeli ich zakopcowanie nastąpiło przed rozpoczęciem ostatniego kwartału (pomiar dokonywany w toku kopcowania, np. ziemniaków, stanowi ich spis z natury.) Przy weryfikacji chodzi o stwierdzenie, czy nastąpiły od tego czasu i jakie rozchody oraz czy zostały one właściwie ujęte w księgach;

g) stan składników rzeczowego majątku, znajdujących się poza jednostką, jeżeli jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu, ustalonego drogą spisu z natury np. środków trwałych (np. wagonów, kontenerów) w drodze, maszyn i urządzeń oddanych w najem, leasing operacyjny, do remontu lub zapasów znajdujących się na przechowaniu w obcych składach, oddanych w komis, do przerobu, opakowań zwrotnych przekazanych nabywcom, narzędzi, odzieży czy książek, wydanych do użytkowania itp., w przypadku gdy jednostka, w której gestii przedmioty te się znajdują, nie potwierdziła ich stanu.