Trochę historii o inwentaryzacji

W Polsce, w okresie międzywojennym, wymóg remanentu wynikał z przepisów prawa gospodarczego byłych państw zaborczych, później, od 1934 r. - Kodeksu handlowego, po drugiej wojnie światowej - z przepisów wydawanych przez Ministra Finansów, a od 1995 r. z ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości.

Między postanowieniami przepisów z okresu gospodarki centralnie sterowanej a ustawą o rachunkowości zachodzą w zakresie inwentaryzacji istotne różnice.

Dawne przepisy kładły przede wszystkim duży nacisk na techniczne i organizacyjne problemy spisu, co jest zrozumiałe, jeżeli uwzględnić małe tradycje w tym zakresie.

Celem przepisów było wtedy głównie zapewnienie realizacji nader istotnego wymogu:

• sprawnego przeprowadzenia spisu z natury w możliwie krótkim czasie, bez powodowania zakłóceń działalności,
• stworzenie warunków uniemożliwiających sugerowanie się stanem ewidencyjnym,
• uczestnictwa w spisie osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, aby - wobec sprzeczności interesów - "patrzyły na ręce" spisującym i potem nie kwestionowały ustaleń spisu.

Dzisiaj zasady poprawnej organizacji i przebiegu inwentaryzacji już w dużym stopniu utrwaliły się w zwyczaju, wobec czego techniczno-organizacyjna problematyka spisów z natury została w ustawie całkowicie pominięta, co nie znaczy, że straciła ona na aktualności.

Aktualne przepisy w wyraźny sposób różnicują cele inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych:

W gospodarce centralnie sterowanej, wobec stałego głodu towarowego, zasadnicze znaczenie miało ustalenie stanu i ochrona nienaruszalności majątku jednostki. Szczególną wagę przywiązywano do stwierdzenia, czy różnice inwentaryzacyjne (niedobory) nie są skutkiem nielegalnego "wycieku" zapasów. Wyrazem takiego stanowiska było również zobowiązanie jednostek do objęcia zapasów bieżącą, pracochłonną, a więc i kosztowną ewidencją ilościowo-wartościową, od której dopuszczano odstępstwa w niektórych tylko przypadkach.

Nie przywiązywano natomiast większej wagi do wymogu ostrożnej wyceny zapasów, ponieważ ich ceny z reguły były ustalane centralnie, często obowiązywały przez długie okresy na niezmiennym poziomie, zaś sprzedaż zapasów po wyznaczonej cenie zazwyczaj nie przedstawiała trudności. Dlatego w toku inwentaryzacji dominował "ilościowy" punkt widzenia.

W gospodarce rynkowej, przy zachowaniu istoty sprawy, tj. obowiązku dokonania kompletnej i rzetelnej inwentury stanu rzeczowych składników majątkowych, inne jest rozłożenie akcentów. O wiele większego znaczenia nabiera wycena zapasów, zależna nie tylko od ilości, ale i przydatności gospodarczej. W interesie jednostki leży bowiem, by dysponowała ona środkami trwałymi, rzeczywiście jej niezbędnymi i w pełni sprawnymi.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, a więc różnic remanentowych między stanem ustalonym z natury a wynikającym z ksiąg (ewidencji), świadczy przede wszystkim o skuteczności działania w jednostce systemu ewidencji i kontroli. Jeżeli bowiem różnice są znaczne, dowodzi to, że koncepcja, a przede wszystkim sposób bieżącej kontroli i ewidencji obrotów zapasami pozostawia wiele do życzenia, stawiając pod znakiem zapytania jego skuteczność, a więc i opłacalność. Często bowiem uzyskanie rekompensaty za niedobory, uznane za zawinione jest mocno kłopotliwe.

Dziś jednostka jest też panem własnych decyzji i może odstąpić od powszechnego obejmowania zapasów ewidencją ilościowo-wartościową, stosując według uznania ewidencję tylko ilościową lub nawet zasadę natychmiastowego odpisywania w koszty nabywanych towarów i materiałów, jak też wytwarzanych wyrobów, pod warunkiem okresowego inwentaryzowania ich pozostałości.

Specjalnego znaczenia nabrał natomiast problem wyceny zapasów, wobec powstania rynku odbiorcy i swobodnego kształtowania się cen, których poziom wyznaczają przede wszystkim względy konkurencyjności. Na wycenę wpływa obecnie nie tylko utrata fizycznej przydatności dobra, ale i skutki zmian mody, postępu technicznego, kursu walut i stawek ceł itp. Obowiązującą zasadą jest wycena zakupionych materiałów i towarów po cenie nabycia lub zakupu, zaś wytworzonych we własnym zakresie produktów - po koszcie wytworzenia, z zachowaniem jako górnego pułapu, zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny, cen nie wyższych od możliwych do uzyskania za nie przy sprzedaży. Jest to szczególnie istotne przy wycenie przeznaczonych do sprzedaży wyrobów, towarów, jak też materiałów, które z różnych przyczyn utraciły w określonym stopniu swe pierwotne cechy użytkowe lub swą przydatność i trudno je zużyć zgodnie z pierwotnym zamierzeniem.

Dziś do wykonania inwentaryzacji najlepiej jest zatrudnić specjalistów, których doświadczenie gwarantuje prawidłowość wykonanego spisu. Kompleksowość takiej usługi powinna obejmować zarówno fachowe przygotowanie się do remanentu, przeprowadzenie działań bezkolizyjnie i z zachowaniem pełnej poufności, podsumowanie, wycena oraz wskazanie niedoborów i nadwyżek wynikających z inwentaryzacji.

Na koniec wdrożenie oprogramowania do samodzielnego zarządzania środkami trwałymi umożliwiające stałą kontrolę poziomu zapasów we wszystkich lokalizacjach. JKF gwarantuje kompleksowość takiej usługi przy zachowaniu najlepszych cen.