Co to jest Inwentaryzacja?

Chyba najprościej odpowiedź na pytanie “Co to jest inwentaryzacja?” jest  zdefiniowana w Encyklopedii Organizacji i Zarządzania: inwentaryzacja to wszelkie działania zmierzające do ustalenia rzeczywistego stanu majątku w przedsiębiorstwie w celu sprawdzenia i sprostowania danych ewidencji, jak również ustalenia przyczyn istnienia różnic oraz odpowiedzialności za ich powstanie.

Dla nas inwentaryzacja to dobrze zaplanowane i przeprowadzone przedsięwzięcie, często angażujące dziesiątki pracowników na terenie całej Polski w jednym tylko celu, policzyć wszystko i się nie pomylić. Na koniec to podsumowanie, które daje Klientowi pewność, że wie co ma. Inwentaryzacje to dokładnie połączenie spisu z natury z rozliczeniem do bazy ewidencyjnej. Nie ważne czy księgowej, magazynowej, administracyjnej czy IT. Rozliczenie księgowe dotyczy przede wszystkim środków trwałych, które w myśl ustawodawcy mamy prawo amortyzować. Rozliczenie magazynowe, przydaje się tym którzy za gospodarowanie magazynem są odpowiedzialni. Inne ewidencje powstają głównie w wyniku wewnętrznych ustaleń w Firmie, i potrzeb takiego ewidencjonowania przedmiotów, aby mieć nad nimi kontrolę. Niezależnie od tego jaki spis wykonujemy zawsze zakończyć się on powinien uporządkowaniem ewidencji, tak aby można było dalej prowadzić ją w sposób uporządkowany. Efektem końcowym każdej inwentaryzacji powinna być wiedza o autentycznym, faktycznym stanie naszego majątku a nie tylko potwierdzeniem posiadanej ewidencji. Jak wiemy podczas spisu występuje szereg niedogodności i utrudnień z którymi możemy się spotkać a których możemy uniknąć. Popatrzmy zatem jak sobie z nimi radzić.

Już na etapie planowania przychodzą nam na myśl różne problemy

 Nie wiem na przykład, jak ustalić skład zespołów i ich liczbę? Czy osoby przeprowadzające spis posiadają niezbędną wiedzę do jego przeprowadzenia? Jak wiadomo głównym celem jest rzetelność wyników ale musimy też wziąć pod uwagę koszty. Pracownik nie posiadający określonych kompetencji będzie liczył wolniej jak i też częściej robił błędy. Jego wydajność będzie dużo mniejsza niż doświadczonego spisującego a co za tym idzie koszt, dużo większy. Nasza firma stale stawia na szkolenia i rozwój pracowników. Jest świadoma jak jest to ważny proces w celu poprawy jakości jak i sprawnego przebiegu spisów. W tym celu został opracowany trzy stopniowy system rekrutacji w którym osoby przechodzą szereg testów a po ich ukończeniu odbywają szkolenie praktyczne przed pierwszym przystąpieniem do projektu. Mając 20 letnie doświadczenie jesteśmy też w stanie ustalić czas przebiegu działań i wesprzeć wiedzą osoby zarządzające ze strony Klienta. Wszystkie te działania mają na celu zminimalizowania powstania błędów podczas spisu, co obniża jego koszty. To ważna zaleta outsourcingu.

Braki sprzętu i oprogramowania to kolejna trudność w samodzielnym realizowaniu Inwentaryzacji.

Czy opłaca się inwestować w kolektory danych i oprogramowanie dostosowane do specyfiki branży? Skąd mamy wiedzieć, który sprzęt będzie się sprawdzał? Jak wiemy nie są to tanie urządzenia, ich ceny dochodzą nawet do kilkunastu tysięcy złotych. Również oprogramowanie trzeba dostosować do samego spisu. I tu z pomocą przychodzi fachowa firma zewnętrzna. Jej wybór przełoży się na eliminację kosztów związanych z kupnem sprzętu i oprogramowania jak również szkoleń. Wieloletnie doświadczenie, sugestie naszych klientów i praktyka, pozwoliła nam stworzyć autorskie oprogramowanie do wykonywania Inwentaryzacji. Nasz system jest oprogramowaniem, które przy każdym projekcie jest dostosowane pod oczekiwania Klienta. Posiada on szereg możliwości porównywania danych, raportowania jak i różnego rodzaju statystyk co pozwalają eliminować błędy powstałe pod czas spisu. Polityka firmy nastawiona jest na sprawną współpracę, dlatego posiada też dodatkowy panel w którym Klient już samodzielnie może obejrzeć dokumenty, wydrukować odpowiednie raporty lub choćby podejrzeć % zaawansowania realizacji projektu.

Następnym dość częstym problemem podczas planowania inwentaryzacji jest brak metodyki i procedur spisu.

Tu liczy się nie tylko doświadczenie ale i zgodność z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniami dotyczącymi dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wykonanie spisu z natury. Nie trzymając się określonych standardów, podczas spisu panuje nieład, nie wiemy co liczyć, czy dany asortyment został spisany, czy nie i co powinno się znaleźć na arkuszach spisowych.

Istnieje ryzyko zdublowania i ponownego zliczenia asortymentu, który został już policzony, błędnego wpisywania danych, czy pominięcia danych istotnych dla spisywanego środka. Dane spływają chaotycznie i nie mamy możliwości określenia zaawansowania prac. Dobra metodyka wymaga doświadczenia. Przez lata doświadczeń zdołaliśmy wypracować własną Metodykę InwentaryzacjePRO o której szerzej mówimy w zakładce inwentaryzacja. Jest to unikalny system organizacji i przebiegu prac począwszy od przygotowania szczegółowej oferty – analizy potrzeb, przygotowania do spisu, spisu, rozliczenia i dalszych rekomendacji.

Przejdźmy więc do samego spisu.

Załóżmy, że wybraliśmy metodę spisu elektronicznymi czytnikami danych i mamy opracowane standardy przebiegu procesu inwentaryzacji, więc co nas jeszcze może czekać? Wyobraźnia, a raczej jej brak u osób spisujących. Podam przykład, zdążyły się już sytuacje, gdy ryzy papieru były policzone na kartki, obuwie policzone na sztuki a nawet zdarzyło się że pewna osoba policzyła farby do włosów dzieląc na blondynki i brunetki, pytania czy coś spisywać, czy nie to nasz chleb powszedni, ale co kiedy takie pytania się nie pojawią a niespisane zostaną rzeczy które powinny? W tym momencie ważne też jest opracowanie samego sposobu weryfikacji gdyż nie ma osób nieomylnych, lub wszechwiedzących a chcieli byśmy aby wyniki były rzetelne. W naszej Metodyce InwentaryzacjePRO, ten etap to druga faza spisu – weryfikacja. Kontrola na każdym etapie działań jest dla nas kluczowa. W swoich procedurach próbkę statystyczną z weryfikacji swoich pracowników . Pozwala nam to wyeliminować osoby które popełniają błędy jak i też prowadzić statystyki ze spisów.

Wszystkie korekty są wprowadzane na bieżąco więc kontrole nie wpływają na czas realizacji projektu.

Jak przebrnęliśmy przez przygotowanie i sam spis przychodzi moment na najtrudniejszą część inwentaryzacji, weryfikację wyników. I znów pojawia się problem typu czy dany towar został dobrze spisany ? Czy nie został ominięty? jak go zlokalizować? Przy małym spisie jest to ułatwione gdyż mniej więcej osoby pracujące w danej placówce handlowej wiedzą gdzie się znajduje dany asortyment co przy dużym projekcie często jest niemożliwe, nawet nie wiadomo że posiada się dany asortyment.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu jednostki przed spisem zawsze jesteśmy w stanie zidentyfikować gdzie dany produkt się znajduje i zweryfikować czy jest pojawił się ludzki błąd liczenia czy może jest to błąd stanów w systemie. Nasze oprogramowanie posiada szereg funkcji do porównywania danych więc sprawnie można przeanalizować różnice.

Ostatnim etapem jest przygotowanie jednostki do normalnego funkcjonowania.

Tu nie chodzi tylko o dosłowny porządek. Chodzi też o uporządkowanie ewidencji, i wprowadzenie procedur umożliwiających dalsze poprawne ewidencjonowanie kolejnych zakupów czy likwidacji.
Warto sobie zadać pytanie czy przeprowadzić spis samemu czy skorzystać z doświadczeń innych? Przy wyborze rzetelnej firmy zewnętrznej jesteśmy mniej narażeni na wskazane ryzyka związane z brakiem doświadczenia, sprzętu, czy procedur. A to przełoży się bezpośrednio na takie korzyści jak obniżenie kosztów, czas i bezstronność spisu.